Cách đánh số thứ tự trong Excel không khó nếu bạn biết cách sau

Excel là công cụ hỗ trợ tuyệt vời trong công việc lập bảng biểu, tính toán. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong excel.

1. Cách đánh số thứ tự trong Excel sử dụng chuột

Cách đánh số thứ tự trong excel này áp dụng cho danh sách ngắn

Với danh sách ngắn, bạn có thể dễ dàng đánh số thứ tự trong Excel bằng chuột một cách đơn giản thông qua các bước sau đây:

Bước 1: Bạn nhập số thứ tự đầu tiên cần đánh tại danh sách, thông thường sẽ đánh số 1.

Bước 2: Nhấn giữ phím CTRL và kéo chuột từ góc dưới bên phải xuống đến hết danh sách cần đánh rồi thả chuột.

Lúc này, danh sách bạn cần đánh số thứ tự sẽ được tự động đánh số tăng dần mà không cần thêm bất kì thao tác nào cũng như không phải gõ từng số thủ công. Nhược điểm của cách dùng chuột kéo số thứ tự trong Excel này đó là chỉ có thể sử dụng với danh sách ngắn, với danh sách dài bạn sẽ không thể nào nhấn giữ chuột và kéo mãi được.

Kết quả bạn đạt được cách đánh số thứ tự trong Excel

Cách đánh số thứ tự trong excel áp dụng cho danh sách dài

Bước 1: Thực hiện giống hệt như cách đánh số trên.

Bước 2: Đánh số luôn ở 2 ô kề dưới số bạn vừa đánh. Ví dụ, bạn vừa đánh ô đầu tiên là số 1, thì ô tiếp theo tương ứng sẽ là 2, với trường hợp bạn muốn đánh số thứ tự tăng dần.

Bước 3: Kéo con trỏ chuột từ trên xuống ở 2 ô bạn vừa đánh số sao cho xuất hiện dấu cộng vào góc dưới bên phải của ô thứ 2.

 Bước 4: Nhấn đúp chuột trái và thả chuột ra. Bạn sẽ có số thứ tự được đánh tự động, dù danh sách có dài cỡ nào. Cách đánh số thứ tự trong Excel này hiệu quả, tiết kiệm thời gian hơn.

2. Cách đánh số thứ tự bằng công thức

Cách này đòi hỏi bạn phải nhớ công thức mới có thể thực hiện được.

Bước 1: Tại vị trí đầu tiên bạn cần đánh số thứ tự, hãy nhập số, thông thường là số 1.

Bước 2: Ở ô liền kề dưới ô bạn vừa nhập, gõ công thức: =A5+1

 

Trong đó:

A5 là ô bạn vừa nhập số đầu tiên, tức số 1.

1 là đơn vị tăng dần. Trường hợp bạn muốn đánh số cách 2 hoặc 3 đơn vị thì công thức có được sẽ lần lượt là =A5+2, =A5+3.

Bước 3: Để copy công thức này mà không phải mất thời gian gõ lại, bạn hãy đặt con trỏ chuột và nhấn giữ từ ô thứ hai, kéo đến xuống ô cuối cùng bạn muốn đánh số. Như vậy, thao tác đã hoàn thành.

3. Đánh số thứ tự tự động

Cách này là tiện ích mà excel đã trang bị sẵn trong máy, bạn chỉ việc lôi nó ra và sử dụng. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là hơi dài hơn so với những cách còn lại và khó nhớ các mục để chọn. Hầu như chỉ những người dùng quen và nhớ mới thực hiện theo cách đánh số tự động này.

Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên vào ô đầu tiên bạn muốn đánh. Đa số sẽ là số 1.

Bước 2: Tại mục Editing trong tab Home, chọn Fill, sau đó chọn tiếp Series.

Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện một hộp thoại, hãy lần lượt thực hiện các thao tác sau:

  • Series in: Nếu đánh số hàng chọn Rows, nếu đánh số cột chọn Colums
  • Type: Hãy chọn cách thức bạn muốn đánh

Cách đánh số thứ tự trong Excel theo kiểu tăng dần Linear:

Kiểu lũy tiến: Growth

Kiểu ngày tháng: Date

Kiểu tự động điền: AutoFill

  • Step value: Tại đây bạn sẽ đánh số khoảng cách giữa 2 ô liên tiếp. Nếu bạn đánh số thứ tự 1,2,3…thì khoảng cách là 1 và tương tự.
  • Stop value: Đánh số thứ tự đến ô này là dừng.

Bước 4: Nhấn OK để kết thúc.

Lưu ý khi đánh số thứ tự trên Excel

- Cần xác định văn bản cần đánh số thứ tự là dài hay ngắn nếu bạn định áp dụng cách thứ nhất.

- Tuân thủ đầy đủ các bước và theo trình tự như trên.

- Nhấn giữ chuột chắc chắn, nếu bạn thả chuột giữa chừng thì số thứ tự chỉ được đánh đến vị trí bạn thả chuột. Và bạn sẽ phải thực hiện lại từ đầu.

- Chọn cách thức đơn giản và dễ thực hiện nhất.

Các cách đánh số thứ tự trong Excel ở trên đều rất dễ thực hiện, chỉ cần bạn thao tác theo từng bước là đã có thể hoàn thành. Hãy lựa chọn cho mình cách thức dễ làm và dễ nhớ nhất để áp dụng cho những lần sau. Đừng quên chia sẻ với bạn bè nếu bạn thấy bài viết có ích. Truy cập Neton.vn thường xuyên để nhận thêm nhiều thủ thuật hay hơn nhé.

Chúc bạn thành công!

Tìm kiếm lien quan khác

  • đánh số thứ tự trong excel 2010
  • đánh số thứ tự trong excel 2007
  • cách đặt số thứ tự trong excel

Bình luận