[Thủ thuật] Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong word

Khác với excel, việc đánh số thứ tự trong word khiến nhiều người ái ngại. Bài viết này sẽ hướng dẫn cho các bạn các thủ thuật đánh số thứ tự trong word 2007, 2010, 2013 và 2016 một cách đơn giản nhất.

Cách đánh số thứ tự trong word 2007

Trước khi đánh văn bản, ta có thể dùng tổ hợp phím: Ctrl + Alt + L

Trước và sau khi đánh văn bản:

Cách 1: Chọn Format -> Bullets and Numbering

Khi đó, màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Bullets and Numbering

Thẻ Bulleted: Hiển thị ký tự đầu dòng là các ký tự đặc biệt.

Hộp thoại xuất hiện

Hộp thoại xuất hiện

Click Customize để điều chỉnh lại hình dạng ký tự đầu dòng, rồi nhấn OK. Khi đó lại xuất hiện hộp thoại Customize Bulleted List:

Chức năng của mỗi nút trong hộp thoại:

Character...Chọn lại ký tự làm ký tự đầu dòng cần hiển thị.

Picture… Chọn lại ảnh làm ký tự đầu dòng cần hiển thị.

Indent at : Căn chỉnh khoảng cách ký tự đầu dòng so với lề. Thông thường, ta lấy giá trị 0.63cm.

Text position: Đặt vị trí bắt đầu hiển thị ký tự văn bản. Gồm 2 nút:

  • Tab space after: Khoảng cách ký tự dòng đầu tiên của đoạn văn bản so với lề, chú ý ký tự văn bản không vượt qua ký tự đặt tự động.
  • Indent at : thường lấy giá trị 1.27cm. Được phép vượt qua ký tự đặt tự động.

Cuối cùng, chọn OK để xác nhận hoàn thành thiết lập.

Thẻ Numbered: Ký tự đầu dòng là các số.

Tương tự như ở thẻ Bulleted, sau khi hộp thoại xuất hiện, ta có thể điều chỉnh lại bằng cách chọn Customize.

Hộp thoại xuất hiện

Hộp thoại xuất hiện

Chức năng của các nút cụ thể như sau:

Number format: kích nút Font… để định dạng lại font cho số thứ tự đầu dòng.
Number Style: Kiểu đặt số thứ tự, chọn loại hiển thị tùy thích.
Start at: Số bắt đầu đặt từ  (mặc định là 1).
Number position: Định dạng căn lề là trái, giữa, phải.
Text position: Điều chỉnh vị trí bắt đầu hiển thị, tương tự như thao tác trên thẻ Bulleted.

Thẻ Outline Numbered: Ký tự đầu dòng cũng là các số nhưng được hiển thị dưới dạng phân cấp.

Đây là thẻ được dùng khá phổ biến với những văn bản dài có tính học thuật cao. Nó thể hiện được sự chuyên nghiệp, đẹp mắt và tiết kiệm thời gian cho người soạn thảo. Sau khi hộp thoại xuất hiện, một số nút được hiển thị như sau:

Một số nút xuất hiện

Level: Cấp độ hiển thị thứ tự tự động.
Number format:
Number style:
Start at: Bắt đầu đánh số thứ tự tự động.
Previous level number: Cấp độ số hiển thị trước số thứ tự tự động, luôn nhỏ hơn Level.
Font: định dạng font.
Number position: Căn lề với khoảng cách cách lề là Aligned at.
Text position: tương tự như trên.

Thẻ List Styles: Tạo thêm kiểu đặt ký tự đầu dòng:

Thẻ List Styles

Thẻ List Styles

Add: Thêm kiểu định dạng.

Motify: Sửa lại.

Delete: Xóa bớt.

Thao tác cuối cùng, click OK để xác nhận thay đổi.

Cách 2: Bôi đen đoạn văn bản cần đánh số thứ tự, sau đó kích chọn biểu tượng số thứ tự trên thanh Formatting như ảnh:

Chọn công cụ số thứ tự điền tự động

Chọn công cụ số thứ tự điền tự động

Hoặc bạn có thể chọn mũi tên trong ô  biểu tượng đánh ký tự đầu dòng để có nhiều lựa chọn ký tự và định dạng khác:

Nhiều lựa chọn hơn ở đây

Nhiều lựa chọn hơn ở đây

Sau khi chọn chế độ tự động điền số thứ tự, văn bản của bạn sẽ tự động đánh số thứ tự ở những phần tiếp theo. Việc tự động đánh số thứ tự những phần không cần thiết trong văn bản sẽ gây khó khăn và bất tiện cho việc trình bày văn bản của bạn. Để bỏ chế độ này, bạn cần thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Từ Tools, chọn AutoCorrect Options...

Bước 1

 

Bước 2: Hộp thoại xuất hiện, chọn AutoFormat, sau đó bỏ tích 2 ô Automatic bulleted lists và Other paragraph styles:

Bước 2: Bỏ chọn 2 ô như hình

 Bỏ chọn 2 ô như hình

Bước 3: Chọn sang AutoFormat As You Type, bỏ tích 2 tùy chọn là Automatic bulleted lists và Automatic numbered lists - nhấn OK.

Bước 3

Vậy là chỉ với 3 bước đơn giản, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh việc đánh số thứ tự trong word theo ý mình.

Cách đánh số thứ tự trong word 2010, 2013, 2016

Tương tự, đối với phiên bản word 2010, cách đánh số thứ nhanh nhất áp dụng được đối với phiên bản 2010, 2013, 2016 như sau:

Click vào biểu tượng mũi tên đánh số thứ tự tự động. Bạn có thể cài đặt chế độ hiển thị của số thứ tự điền tự động bằng cách:

Chọn Define New Number Format khi bảng mũi tên hiện ra như ảnh dưới đây

Tự điều chỉnh hiển thị số thứ tự điền tự động 

Nhìn chung, thao tác đánh số thứ tự trong word đối với những phiên bản office mới khá đơn giản và tiện lợi. Đây sẽ là công cụ hỗ trợ rất hiệu quả để tạo nên một văn bản đẹp và chuyên nghiệp cho bạn.

Truy cập Neton.vn thường xuyên để xem nhiều hơn thông tin công nghệ mới nhất nhé.

>> Xem thêm: Cách đánh số thự tự trong excel mọi phiên bản

Bình luận